0
0
Obsługa korespondencji masowej to czasochłonny proces, który w znacznym stopniu obciąża zasoby firmy. Istnieją jednak sposoby pozwalające przyspieszyć i usprawnić wykonywane w jego ramach działania. Co można zrobić?
Korespondencja masowa – nowoczesne urządzenia usprawniające pracę
Obsługa korespondencji masowej obejmuje szereg czynności. Nawet wysyłka listów raz w miesiącu może stanowić obciążenie dla pracowników. Przygotowywanie i nadawanie przesyłek to bowiem żmudne przedsięwzięcie, które zabiera sporo czasu, zwłaszcza jeśli jest wykonywane ręcznie. Z pomocą przychodzą nowoczesne urządzenia, które usprawniają i optymalizują obsługę korespondencji masowej. Zalicza się do nich m.in.:
- kopertownice – służą do automatycznego składania dokumentów i wkładania ich do kopert, które następnie są zamykane i zaklejane,
- adresarki – potrafią nie tylko nanieść adres lub nadruk, ale również wypełnić tzw. zwrotki. Doskonale uzupełniają pracę kopertownic,
- otwieraczki – w szybki sposób otwierają pisma przychodzące.
Najbardziej wydajne urządzenia przyspieszające obsługę korespondencji masowej są w stanie obsłużyć nawet kilkadziesiąt tysięcy listów w ciągu godziny. Z takim wynikiem nie może się równać nawet najwydajniejszy pracownik. Nic więc dziwnego, że sprzęty tego typu są chętnie stosowane w wielu firmach.
Rynek obfituje w nowoczesne urządzenia do obsługi korespondencji masowej. Nie oznacza to jednak, że można sięgnąć po dowolny sprzęt. Przy wyborze rozwiązania należy sprawdzić, czy da się je dostosować do specyfiki prowadzonego biznesu. Tylko odpowiednio zaprogramowane i skonfigurowane urządzenie pozwoli osiągnąć oczekiwany rezultat.
Kolejny sposób? Outsourcing korespondencji masowej
Odpowiednio dobrany sprzęt pozwala zautomatyzować obsługę korespondencji masowej. Nie każdą jednak firmę stać na zakup kosztownych urządzeń. Do tego dochodzą wydatki związane z serwisowaniem sprzętu czy też przeszkoleniem personelu z zakresu obsługi rozwiązań. Nic więc dziwnego, że przedsiębiorstwa coraz częściej decydują się na outsourcing korespondencji masowej.
To kolejny sposób, który pozwala przyspieszyć i usprawnić przygotowywanie oraz nadawanie listów. Polega on na oddelegowaniu procesu wyspecjalizowanemu podmiotowi zewnętrznemu. Zakres wsparcia reguluje umowa. Przedsiębiorstwo może więc powierzyć partnerowi obsługę albo całego procesu, albo jedynie wycinka działań. Może zdecydować się na cykliczną współpracę albo zlecić zorganizowanie pojedynczej akcji wysyłkowej.
Możliwość dostosowania zakresu wsparcia do indywidualnych potrzeb biznesu nie jest jedynym atutem outsourcingu korespondencji masowej. Takie rozwiązanie pozwala również zoptymalizować koszty funkcjonowania firmy. Przedsiębiorca nie musi bowiem ani zatrudniać pracowników do obsługi korespondencji masowej, ani kupować specjalistycznego sprzętu, ani martwić się jego serwisowaniem.
Outsourcing korespondencji masowej – jak wybrać dobrą ofertę?
Zniesienie monopolu Poczty Polskiej w 2013 r. sprawiło, że na rynku pocztowym zaczęły działać różne podmioty świadczące usługi zarządzania korespondencją masową. Dzięki temu przedsiębiorstwa przestały być skazane wyłącznie na propozycje jednego operatora pocztowego. Współcześnie mogą korzystać z wielu ofert. Jak jednak wybrać tę najkorzystniejszą?
Wbrew pozorom to nie cena powinna być najważniejszym kryterium wyboru oferty. Warto przeanalizować przede wszystkim doświadczenie oraz kompetencje operatora. Im dłużej przedsiębiorstwa działa na rynku i im bardziej wykwalifikowaną kadrą dysponuje, tym lepiej. Jest to bowiem sygnał, że rzetelnie wywiązuje się z powierzonych mu zadań.
Analizie należy poddać także zaplecze logistyczne i technologiczne podmiotu. Rzetelny partner będzie dysponował systemami IT, które łatwo będzie połączyć z firmowym oprogramowaniem, co usprawni proces obsługi korespondencji masowej. Sprawdzić warto również opinie na temat podmiotu zamieszczane przez innych klientów w internecie.