Jak zorganizować bezpieczne gromadzenie dokumentów do zniszczenia

  • 2 miesiące temu
  • 30 Odsłon
  • thumbs up 0 thumbs down 0
przechowywanie dokumentow firmowych

Każda firma, organizacja czy instytucja w toku prac generuje dużą liczbę dokumentów, które po pewnym czasie się dezaktualizują. W dobie ochrony danych osobowych na znaczeniu zyskuje bezpieczny sposób ich przechowywania, który zabezpieczy zawarte w nich informacje przed dostępem niepowołanych osób. Jak zatem zorganizować gromadzenie dokumentów aby było bezpieczne? 

Nie tylko duże firmy mają problem z dużą ilością niepotrzebnych lub zdezaktualizowanych dokumentów. Akta papierowe zalegają w każdym wolnym miejscu biura, a te elektroniczne niepotrzebnie zajmują miejsce na dysku. Kryją się w każdym kącie i tylko czekają, aż ktoś je przejrzy lub… wyrzuci. No właśnie – czy powinniśmy je wyrzucać? O ile dokumenty niezawierające żadnych ważnych informacji możemy swobodnie wyrzucić do kosza, sprawa staje się dużo bardziej skomplikowana w momencie, gdy mamy do czynienia z ważnymi dokumentami zawierającymi wrażliwe dane.

Z pomocą z uporaniem się z zalegająca dokumentacją wychodzą naprzeciw firmy zajmujące się profesjonalną utylizacją dokumentów – zarówno tych papierowych, jak i elektronicznych. Zanim jednak dokumenty przekażemy do zniszczenia, musimy zadbać o ich właściwe i bezpieczne gromadzenie.

Bezpieczeństwo przede wszystkim

Nieumiejętne przechowywanie dokumentów – nawet tych, które docelowo i tak chcemy zniszczyć – może przynieść duże straty firmie. Nie chcielibyśmy przecież, by dane naszych klientów, pracowników, dane finansowe czy inne wrażliwe informacje dostały się w niepowołane ręce.

Aby zadbać o bezpieczeństwo i świadomie niszczyć dokumenty, które nie są już nam potrzebne – musimy w odpowiedni sposób je gromadzić. Na początek warto jest dokonać szczegółowej zdezaktualizowanej dokumentacji. Musimy przejrzeć wszystkie materiały, ponieważ robiąc to nieuważnie narażamy się na błędy – nietrudno tu bowiem o pomyłkę lub o to, by coś umknęło naszym oczom. Nie chcemy przecież sytuacji, w której okazuje się, że razem ze stertą – wydawałoby się – niepotrzebnych już dokumentów zniszczyliśmy także coś niezbędnego do pracy.

Ta sama zasada dotyczy dokumentów elektronicznych. Najbezpieczniej jest zniszczyć cały nośnik, ponieważ samo usunięcie pliku z dysku nie sprawia trudności hakerom w dostępie do zapisanych danych. Nieumiejętnie zniszczony plik łatwo jest bowiem odzyskać. Przed ostateczną decyzją o przekazaniu nośnika do zniszczenia należy jednak bardzo dokładnie przejrzeć pliki, które są na dysku (lub płycie czy dyskietce). Mimo postępującej cyfryzacji wciąż nie wszystko przesyłamy mailem, a niektóre – szczególnie te skomplikowane excelowe arkusze – nie są łatwe do późniejszego odtworzenia.

Po wstępnej selekcji dokumentów, gdy już jesteśmy pewni, że sprawnie oddzieliliśmy te materiały, które potrzebujemy zachować od tych, które możemy oddać do utylizacji, pojawia się pytanie – jak skutecznie i bezpiecznie je zgromadzić?

Specjalne szafki na dokumenty

Z pomocą przychodzą specjalnie zaprojektowane szafki na dokumenty, które sprawiają, że cała usługa profesjonalnej utylizacji dokumentów staje się jeszcze bezpieczniejsza. Zamiast wyrzucać dokumenty do kosza na śmieci wystarczy, abyśmy postawili w swoim biurze lub na recepcji specjalnie przygotowaną szafkę, która uniemożliwia dostęp do nich osobom niepożądanym.

Szafki na dokumenty wyglądają świetnie i dopasują się do każdego wystroju, ale nie to jest ich głównym zadaniem. Szafki na dokumenty RODO są wyposażone w wygodny otwór wrzutowy, który pozwala wrzucić nawet kilkanaście papierów jednocześnie. Po napełnieniu szafki jej zawartość jest odbierana przez firmę utylizującą i zawożona w bezpieczny sposób na miejsce niszczenia.

Co ważne – jeśli nastąpi pomyłka i wrzucimy do szafki coś, czego jednak będziemy potrzebować – szafkę można komisyjnie otworzyć i wyjąć to, co potrzebne. Trzeba przyznać, że nawet najlepsza i najnowocześniejsza biurowa niszczarka nie daje nam tego komfortu psychicznego. 

Opróżnianie szafek na dokumenty

Zaletą zastosowania mebli przeznaczonych do gromadzenia materiałów przeznaczonych do niszczenia jest fakt, że automatyzują one proces przekazywania dokumentów do utylizacji. Zazwyczaj zawarte w nich materiały, po zapełnieniu szafki, odbierane są przez specjalistyczne firmy zajmujące się profesjonalnym niszczeniem dokumentów. Usługę tę można zamawiać w zależności od potrzeb – czyli w momencie zapełnienia szafki, lub w ramach abonamentu określającego okres cyklicznego opróżniania zasobników. W ten sposób w firmie proces niszczenia niepotrzebnych papierów skraca się do minimum pozwalając skupić się pracownikom na bardziej istotnych dla firmy działaniach.

Źródło: Essi – niszczenie dokumentów

Kategorie:
Biznes

Komentowanie wyłączone.