0
0
RODO to przepisy, które weszły w życie stosunkowo niedawno. Od tego czasu, każdy przedsiębiorca, który wytwarza dokumentację papierową zawierającą dane tajne, poufne, ścisłe bądź wrażliwe, powinien zadbać o to, aby utylizować je zgodnie z RODO.
RODO a wymóg stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa, związanych z przetwarzaniem danych osobowych
Obecnie wszystkie przedsiębiorstwa są objęte RODO. To przepisy obowiązujące w całej Unii Europejskiej, które dotyczą stosowania specjalnie dobranych środków bezpieczeństwa względem przetwarzania danych osobowych. Środki te dotyczą także niszczenia dokumentacji, szczególnie usuwania dokumentów firmowych, a także ich przechowywania w taki sposób, aby nie dostały się one w niepowołane ręce. W praktyce niszczenie dokumentów zgodne z RODO może odbywać się na kilka sposobów. Do najpopularniejszych z nich można zaliczyć:
- mobilne niszczenie dokumentów odebranych od klienta z wyznaczonego przez niego punktu, może być to siedziba firmy,
- samodzielne zawożenie dokumentów do niszczenia do specjalnej spalarni,
- bieżące niszczenie dokumentów przy pomocy niszczarek zgodnych z RODO.
Warto mieć na względzie, że przepisy RODO stanowią także o tym, ile maksymalnie można przechowywać konkretne dokumenty, aby nie złamać obowiązujących przepisów prawnych. Warto w tym miejscu nadmienić, że wszelkie próby celowego lub nieświadomego łamania przepisów RODO, również pod względem nieprawidłowego niszczenia dokumentacji firmowej grożą bardzo poważnymi sankcjami dla każdego przedsiębiorcy. Osoby te mogą spodziewać się kontroli organów weryfikujących tego typu kwestie, a przy udowodnieniu nieprawidłowości — kary grzywny, wynoszącej kilka milionów euro lub 10% obrotu rocznego przedsiębiorstwa.
Niszczarki zgodne z RODO- kiedy warto wykorzystać ten sprzęt?
Przepisy RODO nie zabraniają korzystać z urządzeń mających na celu bieżące pozbycie się dokumentacji papierowej z firmy. Chodzi tutaj o niszczarki z RODO, które zgodne są także z normą DIN 66399. Przy pomocy tego typu urządzeń można profesjonalnie, szybko i energooszczędnie zniszczyć dokumenty zawierające dane osobowe, jak również inne dane tajne, poufne, wrażliwe bądź też wymagające zabezpieczenia. Wiele osób, które prowadzi firmy po raz pierwszy w swoim życiu, popełnia kardynalny błąd, uważając, że zakup niszczarki zgodnej z RODO to niepotrzebny wydatek i obciążenie finansowe. Osoby te powinny mieć świadomość, że niszczenie dokumentacji firmowej zgodne z obowiązującymi przepisami prawnymi, to także przetwarzanie danych, czyli RODO. Należy mieć na względzie, że przetwarzanie danych osobowych oznacza operację bądź też zestaw operacji, które wykonywane są na danych osobowych bądź też w zestawach danych osobowych, w sposób nieautomatyzowane lub automatyzowany. W poczet tych działań zaliczyć można:
- gromadzenie,
- utrwalanie,
- organizowanie,
- przechowywanie,
- porządkowanie,
- adaptowanie,
- pobieranie,
- modyfikowanie,
- przeglądanie,
- wykorzystywanie,
- ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie,
- dopasowywanie,
- łączenie,
- ograniczanie,
- usuwanie i niszczenie.
W związku z powyższym utylizacja dokumentu filmowych przy pomocy niszczarki zgodnej z RODO jest regulowana między innymi treścią artykułu 4 punkt 2 RODO.
Kiedy niszzzarka nie wystarcza do utylizacji dokumentów zgodnej z RODO – metody pozbycia się zalegających w firmie odpadów papierowych
W bardzo dużych przedsiębiorstwach, gdzie występuje spora ilość dokumentów papierowych do utylizacji, zachodzi konieczność posiadania kilku metod pozbycia się ich. Z pewnością mogą być to niszczarki zgodne z RODO, które należy traktować jako rozwiązanie doraźne. Ponadto, możliwości usuwania niszczenia danych osobowych zgodnie z RODO w przedsiębiorstwie obejmują także usuwanie treści systemu informatycznego, między innymi poczty elektronicznej i serwerów, a także utylizację nośników elektronicznych, które wytwarzane są masowo w wielu przedsiębiorstwach, szczególnie tych o charakterze przemysłowym. Oprócz tego spora ilość dokumentów firmowych do utylizacji może być przekazywana wyspecjalizowanym podmiotom. Świadczą one profesjonalne usługi w postaci mobilnego niszczenia dokumentów na podstawie zawartej z danym przedsiębiorstwem umowy. W jej treści znajdują się różnego typu wskazania, między innymi czas i miejsce odbioru dokumentów firmowych przeznaczonych do utylizacji. Dzięki temu firma może szybko i bezpiecznie pozbyć się zalegających odpadów papierowych zgodnie z obowiązującymi przepisami, szczególnie z RODO.
Skomplikowany proces przechowywania i niszczenia dokumentów zgodny z RODO polega na zastosowaniu podstawowych zasad. Tylko wówczas można zabezpieczyć się przed karą grzywny, spowodowaną naruszeniem wyżej wymienionych przepisów.